每年一到招生旺季、寒暑假期間，許多補習班、營隊活動單位的行政人員就會陷入一片混亂。首先是電話接不停的煩惱，問題從「請問還有名額嗎？」到「上課時間？」、「可以刷卡嗎？」，同樣的基本問題一天內要重複回答數十次，心好累。
接著是處理紙本報名表的噩夢，家長潦草的字跡總讓人頭疼，電話號碼、緊急聯絡人欄位空白更是家常便飯，不得不花費大量時間追問。最痛苦的是，收到一疊疊的報名表後，必須一筆一筆手動 Key 進 Excel，報名人數怎麼數都數不對。報名狀況是個謎。無法即時掌握到底收了多少份報名、學員的男女比例和年級分布。結果往往是開課前一天才發現人數不足，或是課程早已額滿，卻還在持續收件。
如果你也被這些繁瑣且低效的問題困擾已久，或許是時候考慮開始使用 SurveyCake 建立自己的線上報名系統，徹底告別這些混亂！
用 SurveyCake 輕鬆搞定百人報名課程活動
首先，你可能會想知道什麼是 SurveyCake？
SurveyCake 是一個台灣開發的雲端問卷服務，但它不只是做問卷調查，更可以用來製作各種課程、活動表單，包括：課程線上報名表 / 營隊活動報名 / 滿意度調查 / 課程意願調查 / 學生簽到表
以下也會跟大家分享幾個 SurveyCake 在補教產業的應用：
應用一：製作線上報名表
透過線上報名，家長可以直接用手機點擊連結、掃描 QR code 輕鬆線上填寫，大幅提升便利性，且不必擔心紙本報名表遺失問題。
系統能設定必填欄位與設定填寫格式，保證資料不缺漏。最重要的是，報名資料會自動整理成表格，無需人工輸入。開啟填答後自動通知功能，行政人員還可以隨時隨地即時查看最新的報名。
如果你不知道該如何設計報名表，可以點擊這裡直接使用範本！
應用二：即時統計報名狀況
使用紙本或傳統 Google 表單，最讓人頭痛的就是統計人數和整理報名數據。現在透過 SurveyCake 後台，讓繁瑣的步驟被簡化：
後台的統計圖表即時更新，隨時隨地觀看即時又準確的數據：目前收到的報名份數、男女生比例、各年級的學生人數，甚至是哪個時段報名最踴躍等。系統會自動產生圓餅圖、長條圖、雷達圖等清楚的統計圖表，無需手動將資料輸入後，在 Excel 繪製圖表。
需要進一步處理細節時，也可以查看明細來檢查每一份線上報名的完整資料。當報名人數很多時，使用篩選功能可以快速篩選出特定條件的填答，例如：某個年級的報名、還沒繳費的學生或是特定課程的報名，讓資料查找變得方便。
另外，所有報名名單都能輕鬆匯出成 Excel, Csv, Sav 格式的檔案進行後續處理，或是將圖表匯出成 PDF 格式，如果需要將資訊提供給櫃台人員或主管參考，也可以透過公開明細、公開圖表來達成。透過 SurveyCake，報名名單的管理將比以往更快、更簡單。
應用三：設定報名自動截止
寒暑假期間，營隊太熱門，家長們搶破頭要報名丟包小孩！在招生過程中，最讓人焦慮的兩大困擾就是人數限制和時間限制。
如果採用小班教學，只能招收 30 人，但由於紙本作業的延遲，往往無法精確掌握額滿時間，導致報名收過頭或來不及截止。同樣地，若希望在開課前一週停止報名，以利準備教材和講義，卻常常因為行政事務繁多而忘記手動關閉報名表。
SurveyCake 針對這些常見困擾，提供了自動化的解決方式：
設定「回收數量上限」：你只需簡單設定例如 30 人的數量。當第 31 位潛在學員點擊線上報名表時，系統會自動跳出額滿訊息。如此一來，你就不用再擔心超收，能維持高品質的小班教學。
設定「有效日期」：你可以精準設定截止時間，例如「6/20 晚上 12:00 截止」。時間一到，系統會自動將報名表關閉，讓截止流程乾淨俐落。你完全無需特地騰出時間去手動關閉表單，確保教材準備工作能準時開始。
應用四：課程滿意度調查
當一期課程 / 營隊活動圓滿結束後，如何將這次的成功經驗複製到下一期？此時，進行滿意度調查就是最關鍵的步驟。
目的不只是讓你知道課程內容哪裡做得好、哪個環節需要改進，更能直接探知家長們續班的意願，以及他們推薦給身旁親友的可能性。這些都是提升教學品質、鞏固口碑的黃金情報
問卷設計不需要太複雜。例如使用矩陣題來了解家長 / 學員對教學相關的面向：教學內容、老師教學專業度、教學進度安排，以及行政服務的整體滿意度。同時，搭配多選題詢問他們最喜歡哪個課程單元，並利用開放式問答讓他們自由提供具體的改善建議。最後，別忘了加入「是否願意推薦給朋友」的單選題，或是使用 NPS 題直接量化口碑潛力。
如果你不知道該如何設計課程滿意度問卷，可以點擊這裡直接使用範本！
和其他工具比較
最後，我們也整理了幾種常用的報名方法比較表：
| 比較項目 | 紙本報名表 | Google 表單 | SurveyCake |
|---|---|---|---|
| 費用 | 印刷成本 | 免費 | 免費基礎版與付費進階功能版 |
| 專業度 | ⭐⭐⭐ 傳統正式 | ⭐⭐⭐ 陽春但實用 | ⭐⭐⭐⭐ 專業美觀 |
| 填寫方便性 | ☹️ 需到現場報名或郵寄 | 👍🏻 手機即可 | 👍🏻 手機即可 |
| 資料完整性 | ☹️ 常有字跡不清或漏填 | 👍🏻 可設必填與文字驗證 | 👍🏻 可設必填與文字驗證 |
| 整理資料 | ☹️ 需手動匯入整理資訊 | 👍🏻 收到的資料即為數位格式 | 👍🏻 收到的資料即為數位格式 |
| 自動截止 | ☹️ 要手動停止收件 | ☹️ 需安裝外掛 | 👍🏻 內建功能 |
| 人數上限 | ☹️ 容易收過頭 | ☹️ 需安裝外掛 | 👍🏻 內建功能 |
| 插入宣傳素材 （圖片或影片） | ☹️ 印刷成本高 | 👍🏻 可以 | 👍🏻 可以 |
| 即時統計 與圖表分析 | ☹️ 匯入資料後手動統計與分析 | 👍🏻 自動統計 基礎統計圖表 | 👍🏻 自動統計 多類型統計圖表 篩選功能、交叉分析 |
| 匯出資料 | – | Google Sheet, CSV | Excel、CSV、PDF、SAV 可同步填答至 Google Sheet |
| 客服支援 | – | ☹️ 沒有 | 👍🏻 中文客服 |
放下行政重擔，讓時間回歸教學本質！
招生、點名、統計報名人數……這些行政工作雖然日常，卻常讓補習班團隊忙得不可開交。其實，只要用對工具，就能輕鬆減少重複作業、避免出錯，還能即時掌握課程與學生的最新數據。
SurveyCake 幫你把報名管理與學員資料蒐集都變得更有效率、更輕鬆。從一份簡單的線上報名表開始，感受數位化管理的便利！
