舉辦一場活動有多耗費心思？有多少細節需要注意？這篇文章將協助你在「活動前」優化報名體驗、「活動中」利用問卷與觀眾互動，以及「活動後」調查滿意度回饋，進而優化下一次的活動。
- 活動前，報名繁雜瑣碎，面對超時、重複報名的申請者，一個個篩選報名資格不僅耗時又費力。
- 活動中，你可以利用線上問卷創造投票互動環節，並讓參與者即時看到投票結果，增加活動過程的參與度。
- 活動後，想蒐集參與者回饋，但要如何將問卷分享給線上參與者？如何吸引填答者填寫回饋問卷？回收問卷後，又該如何將龐大的資料統計成數據？
後續還能有效再行銷，SurveyCake 讓舉辦活動更輕鬆！
活動前
不論是舉辦線上講座活動，或是實際舉辦活動與顧客互動，你都會需要一份「線上活動報名問卷」，提供群眾多元化的報名管道，同時也省去人工成本，讓你能更輕鬆蒐集資料。
利用免費範本迅速建立一份專業的報名表單，並自動化管理問卷狀態、確保問卷回覆品質，以及優化填答體驗，最後選擇適合的問卷擴散管道，吸引更多人參與你的活動！
一、活動報名
我們以線上座談會為例，SurveyCake 免費提供問卷範例供你直接套用，範本內容細節均可自行修改。
說明會報名表－搶先看
為了讓填答者更快完成報名，開頭文案扮演非常重要的角色。包括報名流程、活動時間和主辦單位的聯繫資訊等，如果能在開頭就說明清楚，填答者也會更有意願完成報名。
除了套用報名表範本，你也可以參考此篇文章，學習打造完整的報名系統，後續的擴散問卷及資料分析、運用都能一手包辦：淘汰傳統表單！ 藉由 SurveyCake 打造你的線上報名系統
二、設定問卷狀態
線上講座常會因為會議人數的限制、網速品質的追求，有名額的限制。線上課程則需要掌握課堂人數，以利講師準備教材，確保授課品質。這時你可以透過 SurveyCake 的「問卷有效日」、「回收數量上限」及「選項數量上限」，自動化管理問卷狀態。
- 問卷有效日：限制問卷開放時間
你可以使用「問卷有效日」設定活動報名截止日期，系統將會在指定時間自動關閉問卷，避免收到超時的問卷回覆。一旦超過問卷有效日，填答者就會看到以下頁面，無法填答問卷。
- 回收數量上限：限制問卷回收的回覆數
網路慢、音質差，線上活動總卡頓？為了給參與者最高品質的線上活動體驗，避免因人數過多而使網速下降或伺服器掛點等情況發生，可在問卷上設定活動名額的限制。
在回收數量上限中，你可以自行選擇報名的人數上限。一旦回收超過指定數量的回覆時，系統會自動關閉無法填答，並顯示「問卷已額滿」的提示字樣。往後辦活動不再需要一一過濾報名名單，並額外通知未報名成功的填答者，SurveyCake 替你省下更多時間！
- 選項數量上限：限制各場活動的報名人數
線上講座舉辦時，通常會一次開設多個場次，以達成分流的目的。然而，一旦單一場次的人數過多，主辦單位就需要一一篩選報名名單，耗時又費力，參與者也可能因為不清楚各場次的即時報名情況，而錯失了參加的機會。
利用 SurveyCake 「選項數量上限」，你可以輕鬆設定「單一選項數量上限」，並搭配「可選擇其他選項繼續填答」，讓填答者在看到額滿提示後，還能有其他選擇的機會，提升問卷回收率。
延伸閱讀：問卷自動關閉，杜絕逾時、超額、重複報名
三、提升問卷回覆品質
如果填答者不小心重複報名，很容易導致主辦方錯估參與人數 ; 又或是出現隨意填答的狀況，導致回收的回覆並非有效報名者，還需要一一手動刪除。
想要排除這些無效填答，你不需要親自手動檢查，只要利用 SurveyCake 「不重複」、「我不是機器人」與「隔離區」功能，就能有效確保你的表單回覆品質囉！
- 不重複：防止收到重複的資料
擔心報名者因為重複報名，造成人數統計上的麻煩？你可以利用「不重複」功能，系統將會自動偵測重複填寫的答案（e.g. 姓名、電話、Email…等），並阻擋填答者送出問卷，避免回收相同的回覆。
- 我不是機器人：阻擋惡意程式灌水
擔心你舉辦的熱門活動被惡意程式大量灌水，導致忠實觀眾沒機會參與活動？這時你可以使用「我不是機器人」，系統會透過 Google 人工智慧，自動判別報名者是否為真人，防止你辛苦建立的問卷，遭受黃牛及惡意程式的攻擊，也能確保報名活動的公平性。
- 隔離區：避免填答者隨意作答
擔心填答者重複報名或隨意填寫報名表？你可以利用「過濾填答時間」及「偵測重複填答」兩項功能，事先篩掉無效回覆。
「過濾填答時間」能夠偵測填答者的作答時間，系統會把「填答時間過短」的回覆放入「隔離區」與其他正常答案分開，確保資料準確性。若想防止填答者利用「同個瀏覽器」短時間內重複填寫，你可以開啟「偵測重複填答」，避免影響到所有資料的統計分析結果。
系統會偵測不符合設定條件的回覆，並自動將無效回覆放入「隔離區」。在「隔離區」中即可查看回覆被排除在外的原因。
四、優化填答體驗
讓報名者享受好的問卷填答體驗，不僅能讓他們更了解活動流程與內容，也能感受到活動主辦方的用心，你可以透過「邏輯跳接題」、「引言」及「Email 回覆填答者」，優化活動報名體驗。
- 邏輯跳接題：讓填答者只填寫與自身有關的題目
如果問卷題目數量太多，很容易讓填答者失去耐心填寫。你可以使用「邏輯跳接題」，根據各個填答者的填答結果詢問相關題目，提供更直覺的填答體驗，也可以讓版面更簡潔。
以下圖為例，假設填答者對主題三很感興趣，透過「邏輯跳題」的設定， 填答者能直接跳至與主題三相關的題目繼續填寫。
當身份為學生時，自然沒有辦法提供企業資訊，使用邏輯接題，讓選擇「學生」選項的填答者只需填寫 Email 資訊即可。
延伸閱讀：根據邏輯設定，問卷自動跳題 / 接題！
- 引言：告知填答者詳細的活動細節
若你有許多分場活動供參與者報名，在報名表單內提供詳細的活動介紹，有助於報名者選擇想參與的活動場次。在報名表中，你可以透過「引言」題型置入活動時程表或活動主題介紹，讓報名者清楚活動內容及時程，減少來回詢問的時間，讓報名流程更順暢。
- Email 自動通知：送出問卷後，填答者收到報名成功通知信
當報名者填寫完報名表單時，你可以透過「Email 自動通知」讓報名者確認是否報名成功，也能備份作為報名成功的證明。
延伸閱讀：如何在填完問卷表單後，將回覆自動 Email 給填答者
五、擴散問卷
受到疫情影響，實體課程與活動紛紛轉為線上模式，線上渠道的運用更顯重要。善用社群軟體或電子郵件將製作好的報名表單散佈出去，增加曝光機會，能讓更多人知道你舉辦的活動或課程資訊。
想要投放到各行銷渠道，吸引更多人報名活動？你可以透過「發佈問卷」的多種分享管道把表單擴散給群眾，並搭配「抽獎」作為填寫誘因，鼓勵大家報名參加活動。
- 發佈問卷：把報名表分享出去
舉辦活動總會希望參加者越多越好，想要讓活動觸及更多人，你可以利用 SurveyCake 三種問卷擴散渠道：「問卷連結、QR code、嵌入碼」，並依據不同的情境選擇適合的渠道發送問卷，只要有順暢的報名填寫流程以及適合的擴散渠道，就能大幅提升報名人數哦！
延伸閱讀：想吸引更多問卷回覆？ SurveyCake 幫助你有效發佈問卷
- 抽獎：從大量回覆中抽出幸運兒
你也可以透過「抽獎」，提供線上報名活動的誘因。想要抽出幸運兒，你不需要額外到抽籤網站匯入所有報名名單後再進行抽獎，現在透過 SurveyCake 你可以直接在「明細匯出」頁面抽出得獎者！系統抽出後會直接顯示中獎者的回覆，你便可直接聯絡得獎者囉！
延伸閱讀：問卷抽獎，從問卷回覆中自動抽出中獎者
此外，你也可以利用明細統整報名者的信箱，在報名成功後，寄送課堂或活動確認信，並提供相關網址或視訊連結。
現在你已經成功吸引許多參與者報名活動，但活動中又有哪些問卷功能可以讓活動舉辦的更流暢、更有趣呢？
活動中
活動開始前，你可能會需要「簽到表」來確認報名者出席狀況，然而正值疫情期間，紙本簽到表形式根本不適用於線上課程或講座。透過 SurveyCake 「明細匯出、備註」功能就能輕鬆製作簽到表。活動中想避免主持人落得自言自語的窘境？你可以利用「QRcode」及「公開填答結果」進行 QA 環節與現場投票，增加與參與者的互動，讓活動再也不會冷場囉！
一、簽到表
- 明細匯出：報名者的資訊都可一覽無遺
製作簽到表，你會需要所有報名者的名單。在問卷後台「明細匯出」頁面，就能獲得所有報名者的填答明細囉！你可以透過「匯出 Excel」，直接在試算表註記已經出席的參與者，不用再手動製作新的簽到表。往後在活動的前置作業上不僅省時又方便，還不容易出錯哦。
延伸閱讀：苦惱將 google 表單回覆輸出 Excel？透過 SurveyCake 輕鬆匯出多種表單回覆格式！
- 備註：針對特定回覆做註記
除了透過 Excel 建立簽到名單，你也可以直接在明細匯出中使用「備註」，在回覆的備註欄中註明已出席的報名者，只要「點選備註欄位」，就可自動排列已上線的與會名單，即使是線上活動也能輕鬆掌握的出席狀況。
二、現場投票
相較於實體活動，線上活動的參加者通常互動率較低，也較不熱絡，再加上活動中若出現多人同時說話情形，場面頓時會變得十分混亂。如何和參加者互動、交流，提升活動效益？
- QR code＆問卷連結：透過多種方式分享問卷達到互動
想提升參與者在活動中的投入程度，你可以在活動中安插投票或 QA 等互動環節，將簡單的小問題放入問卷中，再把問卷 QR code 透過螢幕分享投影在電腦畫面上，協助參與者和講者進行即時互動！
若是擔心有參與者因錯過螢幕畫面中的 QR code 而失去互動機會，你也可以將問卷連結複製到會議室的消息列中，讓大家隨時都能開啟這個與講者互動的橋樑。
- 公開問卷結果：把即時填答結果呈現給觀眾
若在活動中有投票或 QA 有獎徵答環節，你可以搭配使用「公開問卷結果」功能。參與者送出問卷後，即可馬上觀看所有人的填答結果，讓主持人往後舉辦的投票或 QA 活動會更有趣、更有參與感！
延伸閱讀：透過「公開問卷結果」，讓團隊夥伴即時掌握問卷回覆！
以為辦完活動就結束了？
活動後的滿意度回饋才是重點，協助下次活動進行更順利！
活動後
為了優化往後的活動內容設計，你可以製作活動滿意度調查，針對參與者回饋進行分析檢討，設計更貼近顧客需求的主題活動。
一、活動滿意度
- 統計圖表：將複雜的資料以視覺化圖表呈現
活動結束後會蒐集使用者回饋，作為往後舉辦活動的參考， SurveyCake 後台會自動針對滿意度回饋進行數據分析及製作統計圖表（圓餅圖、長條圖、雷達圖、常態分布圖）。
瞭解參與者的意見回饋很重要，可以協助你規劃下一場活動時更順利！但該如何吸引參與者填答問卷呢？
- 感謝頁轉址：有效行銷導流及提供填答誘因
填完送出問卷後會進入感謝頁面，你可以透過「感謝頁轉址」提供填答誘因（e.g. 如下圖，送出問卷後，點選按鈕即可下載活動簡報），將簡報連結安插在感謝頁轉址按鈕裡，確保填答者填完送出問卷。
除了有效統整回饋外，該如何針對參加過活動的人做後續再行銷呢？
- Google Analytics 4 和 Facebook Pixel：精準投放問卷給對活動感興趣的群眾
參與過活動的人，對主辦單位及相關活動主題一定比一般人更加熟悉，若日後有相關活動訊息或產品資訊，這些人也比較容易有興趣。想提升日後活動報名或產品下單的轉換率，你可以針對這群人下廣告，或者分析他們的背景輪廓（包含興趣、常用裝置等），針對他們規劃相對應的行銷策略。
為了有效再行銷，你可以在表單裡嵌入 Google Analytics 4 和 Facebook Pixel，藉此掌握填答者輪廓及設定精準廣告受眾條件，不再白白浪費廣告預算。
若你想了解如何在問卷嵌入 Google Analytics 4 及 Facebook Pixel，請參考以下文章：
延伸閱讀：問卷調查必知的 Google Analytics 4 後台
延伸閱讀：問卷調查不可不知的臉書像素設定
二、檢討與洞察
- 交叉分析：交叉比對報名者的填寫回饋，掌握受眾對活動主題的偏好
在滿意度回饋調查中，你可以利用「交叉分析」找出活動報名者的組成以及感興趣的主題分布。舉例來說，你可以將參與者的「年齡與性別」進行交叉比對，透過掌握報名者組成來調整活動主題，以確保活動內容可以更貼近報名者的需求。
分類問卷
辦一場活動需要製作活動前報名表單、活動中簽到表、活動後滿意度調查，明明是同一個活動，卻因為不同目的而必須製作多種問卷。想要讓多份問卷輕鬆分類到同種活動中，方便日後查詢索引嗎？你可以使用「問卷群組」，讓你以後管理活動更輕鬆！
- 問卷群組：輕鬆分類問卷類別
透過「問卷群組」將不同活動的問卷分門別類，不僅讓問卷後台版面更簡潔，往後尋找特定問卷時也更輕鬆簡單。
延伸閱讀：透過「問卷群組」將問卷分門別類，SurveyCake 讓你找問卷更方便！
建一份專屬活動表單吧！
不管是活動報名、現場觀眾互動、活動滿意度，你都可以透過 SurveyCake 線上表單輕鬆蒐集所需資訊！
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