【NoTime NoCode 專欄】SurveyCake 問卷自動填答提醒，提升表單回覆率！

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自動提醒尚未填答問卷的受眾，輕鬆執行大型記名問卷專案！

建立大型記名問卷，常常花時間查看還有誰沒填，再手動發送提醒通知嗎？
希望系統能自動針對尚未填答問卷的人，在指定時間發送催填通知？

NoTime NoCode 將分享如何透過 No Code 自動化建立「問卷自動催填」機制，讓你針對尚未完成填答的受眾，自動寄發催填信件提醒，省下人工管理時間！

為什麼要建立「問卷自動催填」機制？

問卷調查的有效性，很大程度取決於問卷回覆樣本數量，為在截止日期前提高問卷回覆率，常常花費不少時間人力，手動跟進並提醒尚未填答的受眾。

建立「問卷自動催填」機制，你可以針對尚未填答的人，在指定時間自動寄發催填提醒信件，不僅節省手動跟進的人力資源，更能提供受眾更好的調查體驗，讓受眾感受到調查單位對他們回饋的重視。

我們會以 SurveyCake 問卷表單為示範，說明如何建立「問卷自動催填」機制！

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什麼是「問卷自動催填」機制？

「問卷自動催填機制」會自動排程檢查「未填答」名單，在「指定催填時間」自動寄發催填提醒信件，並更新通知狀態至 Google Sheets 試算表。

系統自動排程檢查 Google Sheets 內的問卷填答狀態
針對 Google Sheets 填答狀態為「未填答」的人，寄發自動催填提醒信件。
針對尚未填答的人，在指定催填時間寄發提醒信件
你可以自行指定「催填時間」，如寄送時間後加 7 天，只要在 Google Sheets 欄位內使用公式調整即可，而催填信件內容也可以自行設計。
更新通知狀態至 Google Sheets 試算表
當系統完成提醒信件通知時，也會一併將通知結果回報於 Google Sheets，讓你掌握哪些受眾已獲得催填提醒通知。

建立「問卷自動催填」機制的好處

不用程式開發，透過 No Code 工具就能打造「問卷自動催填」機制！

自動找出「尚未填答」受眾並寄發催填通知
系統會依指定時間自動排程寄發催填通知，無需人工介入查找確認催填名單！
信件內含 SurveyCake 個人專屬問卷連結
在催填信件內，提供已置入會員資訊的專屬問卷連結，不僅營造更好的填答體驗，也能有效追蹤回填身份！
輕鬆執行、追蹤大型記名問卷專案回收
針對「尚未填答」的人進行溝通，並隨時更新記錄填答及通知狀態，執行並管理大型記名問卷簡單又有效率！

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三步驟，輕鬆打造「問卷自動催填」機制

在此使用情境裡，我們會使用 No Code 自動化工具 🔗Make 來完成數位工具串接！

🔶 什麼是 Make 自動化串接工具？

你可以把 Make 想像成數位工具界的「強力膠水」！它整合了 1,000+ 常見的雲端軟體應用程式 (e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot … 等)，透過直覺且視覺化的拖拉模組，幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能～不論你是業務、行銷、人資、行政 … 等專業工作者，即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷！

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ps: 雖然免費版就可以實作、運行本篇教學的自動化流程，但事先升級的好處是，在還不熟悉 Make 操作時，避免使用免費版試錯到設計好流程後，根本沒剩多少自動化流程的作業餘量 “Ops” 可以使用 (以上圖流程示意，每一個數位工具節點在 Make 內執行一次則消耗 1 個單位的作業用量，稱為 1 個 “Ops”。詳細說明與比較可以參考 🔗Make 官方比較表)

Step 1：設定問卷催填時間

在問卷填答追蹤紀錄表（Google Sheets）中，新增「指定催填時間」欄位，系統就會自動在這個時間寄發催填通知信。

你可以依寄送時間「加上特定時間間隔」（例如寄發問卷後 2 天），或直接輸入「指定催填時間」（例 x/x xx:xx)，以利後續自動化排程寄發催填通知信！

在問卷填答追蹤紀錄表（Google Sheets）中，新增「指定催填時間」欄位

Step 2：設計催填信件內容

你可以自由設計「問卷催填通知信」內容，例如涵蓋會員姓名、專屬問卷連結等個人化資訊；僅需確保信件內要用到的資料，都要先儲存在 Google Sheets，以利批次套版帶入喔！

設計催填信件內容

Step 3：透過 Make 串接數位工具

接下來透過🔗自動化工具 Make 串接 Gmail 與 Google Sheets，就大功告成囉！

針對未填答名單，自動寄發通知信
先將 Google Sheets 和 Gmail 串接，定期排程查詢 Google Sheets 是否有「未填答」且「已達催填時間」的名單，自動透過 Gmail 寄發專屬問卷連結給指定收件者，再更新記錄通知狀態（已通知）於問卷填答追蹤紀錄表（Google Sheets）。
更新記錄填答狀態（已填, 未填）名單
若想自動更新已完成填答＆尚未填答名單，請見上一篇工作術：
🔗【NoCode 工作術】自動追蹤表單填答狀況！批次寄發 SurveyCake 專屬表單給指定受眾

以下為完成 Make 串接後，「問卷自動催填」機制的結果：

完成 Make 串接後，「問卷自動催填」機制的流程結果

若你想了解實際操作設定，我們提供完整教學步驟（以影片呈現操作），及自動化流程範本（可直接匯入 Make 套用）！
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延伸應用

寄發「未填名單」 Slack 公告訊息
除了透過 Gmail 寄發催填信件外，你也可以透過常見的通訊軟體 Slack，定時將「未填名單」彙整至 Slack 群組訊息公告，避免催填信件在茫茫信件海裡被忽略，又省下人工整理、寄發訊息作業時間！
寄發行事曆提醒行程給「未填答」名單
若你擔心信件和通知訊息都容易被忽略，你也可以直接發送「行事曆邀請」給尚未填答的人，提升問卷任務印象哦！