【NoTime NoCode 專欄】不會程式碼，也能自動追蹤問卷狀況！

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輕鬆執行大型記名問卷專案，即時追蹤每位受眾填答進度

希望建立大型記名問卷，並即時追蹤填答狀況？

若你擁有名單資料庫，希望能將個人資訊直接帶入問卷中，並將專屬問卷連結自動寄給指定填答者。同時即時掌握填答狀況，自動追蹤哪些人已填、未填，以利針對未填者進行後續再行銷溝通提醒。

NoTime NoCode 將分享如何透過 No Code 自動化建立「自動追蹤問卷填答狀態」機制，讓你輕鬆寄發專屬問卷給指定填答者，即時掌握填答狀態！

為什麼要建立「自動追蹤問卷填答狀態」機制？

過去執行記名調查時，可能透過問卷回覆的「姓名、電話、信箱」等個人資訊進行資料比對，不僅耗時費力還容易出錯，例如匯出檔案格式不相容或填答者填錯等，還要進行額外手動處理。整理完後，再針對尚未完成填答的人，進行後續再行銷或填答提醒。

建立「自動追蹤問卷填答狀態」機制，你可以將此完整流程自動化：「問卷內自動帶入個人資訊（如姓名）> 寄發專屬問卷給指定填答者（每個人只會收到自己專屬的問卷）> 自動追蹤各填答者回復狀況（哪些人已填、哪些人未填）」，不僅有效率又不易出錯，解放你的時間和專注力在其他更重要的事！

我們會透過 SurveyCake 為示範建立問卷表單，說明如何建立「自動追蹤問卷填答狀態」機制！

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什麼是「自動追蹤問卷填答狀態」機制？

打造「自動追蹤問卷填答狀態」機制，我們會分享如何於問卷內自動帶入填答者的個人資訊，生成相應的專屬問卷連結後，批次排程寄送給對應收件者。在填答者填完送出問卷後，系統會自動紀錄填答狀態（例已填），方便你追蹤掌握填答進度。

問卷內自動帶入個人資訊，得到專屬問卷連結
透過 SurveyCake 🔗別名功能，你可以自動帶入個人資料於 SurveyCake 問卷中，並得到每位填答者的專屬問卷連結。
寄發專屬問卷連結給指定填答者
將名單資料貼在 Google Sheets 試算表中，系統就會依 Google 試算表名單，將個人資訊置入於 Gmail 中，並批次寄發專屬問卷連結給指定填答者。
自動追蹤各填答者回復狀況
當填答者填完送出 SurveyCake 問卷後，系統會自動同步至 Google 試算表內，方便你即時追蹤掌握填答狀態。

建立「自動追蹤問卷填答狀態」機制的好處

不用程式開發，透過 No Code 工具就能打造「自動追蹤問卷填答狀態」機制！

批次自動寄發 SurveyCake 專屬問卷連結
自動帶入個人資訊至問卷中，不僅你不用額外花時間比對填答資料，也不用一封封寫信將問卷連結寄給填答者，填答者也不必再填過去早就提供過的資料，營造更好的用戶體驗！
自動追蹤 SurveyCake 問卷逐筆填答狀況
系統自動回報填答狀態，讓你不必逐一比對問卷回覆！
輕鬆執行、追蹤大型記名問卷專案回收進度
快速掌握填答狀態，針對「尚未填答」的人進行再行銷溝通，執行並管理大型記名問卷簡單又有效率！

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我們提供完整教學步驟（以影片呈現操作）及範本（可直接匯入套用）！
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三步驟，輕鬆打造「自動追蹤問卷填答狀態」機制

在此使用情境裡，我們會使用 No Code 自動化工具 🔗Make 來完成數位工具串接！

🔶 什麼是 Make 自動化串接工具？

你可以把 Make 想像成數位工具界的「強力膠水」！它整合了 1,000+ 常見的雲端軟體應用程式 (e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot … 等)，透過直覺且視覺化的拖拉模組，幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能～不論你是業務、行銷、人資、行政 … 等專業工作者，即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷！

🎉 如果你是還沒使用過 Make 的新朋友，現在可以透過我們此 🔗專屬連結註冊體驗，將可以在註冊後『免費獲得專業版 1 個月』的方案升級 (免綁卡，價值超過 NT$500+)，讓你更好地嘗試與體驗 No Code 的方便～ 🥳

ps: 雖然免費版就可以實作、運行本篇教學的自動化流程，但事先升級的好處是，在還不熟悉 Make 操作時，避免使用免費版試錯到設計好流程後，根本沒剩多少自動化流程的作業餘量 “Ops” 可以使用 (以上圖流程示意，每一個數位工具節點在 Make 內執行一次則消耗 1 個單位的作業用量，稱為 1 個 “Ops”。詳細說明與比較可以參考 🔗Make 官方比較表)

Step 1：設定 SurveyCake 問卷

建立 SurveyCake 問卷，並設定一個「單行文字題」以利帶入填答者 ID（如下圖「填答 ID」，填答 ID 用意為生成專屬問卷連結，問卷連結網址內會帶入填答 ID 以區分不同填答者）
將此題設定「別名」（也就是這題的英文代稱，如下圖命名為 “id”，以利產出專屬網址），複製「題目的預設值」裡可透過字串帶入填答 ID 的問卷連結（如下圖為 “https://www.surveycake.com/s/8AYGY?aka_id=”)
將此題點選「隱藏」（以讓填答者實際作答時不會看到此題）

「題目的預設值」連結中 ?aka_id={預設值} 的用意為生成專屬網址，屆時 {預設值} 會帶入填答者 ID（填答者 ID 可自行發揮，可使用會員/員工編號或按數字大小編排）。

🔗點我查看 SurveyCake 功能說明：別名

🔗點我查看 SurveyCake 功能說明：隱藏

Step 2：建立 Google 試算表

將欲寄發問卷的名單資料彙整至 Google Sheets，包含「填答 ID 、姓名、信箱、
專屬問卷連結、寄送時間、填答狀態」等欄位！

填答 ID：你可以自行編號，這裡對應前一步 SurveyCake 問卷裡「填答 ID」（如下圖為例，Ivory Huang 對應的填答 ID 為 A1273）
專屬問卷連結：將前一步已複製 SurveyCake 「題目的預設值」網址（“https://www.surveycake.com/s/8AYGY?aka_id=”），透過公式將其與填答 ID 組合起來（例 E2 = “https://www.surveycake.com/s/8AYGY?aka_id=” & A2)
寄送時間：空白不用填，系統後續會自動紀錄發送專屬連結的寄送時間
填答狀態：空白不用填，系統後續會自動紀錄填答者送出問卷的時間

填完問卷後，SurveyCake 後台會顯示填答 ID 對應的問卷回覆（可匯出 Excel），你可以依據填答 ID，mapping 問卷回覆至 google sheets，以確認每位填答者的填答內容。

Step 3：透過 Make 串接數位工具

接下來透過🔗自動化工具 Make 串接 Gmail 與 Google Sheets，就大功告成囉！這裡會分依序分兩個流程進行：

流程一：自動批次寄發 SurveyCake 專屬問卷連結
先將 Google Sheets 和 Gmail 串接，排程查詢 Google Sheets 是否有新的名單資料，自動透過 Gmail 寄發專屬問卷連結給指定收件者，再自動記錄寄送時間於 Google Sheets。
流程二：紀錄 SurveyCake 填答狀態（已填寫）至 Google Sheets
每當系統收到一筆新的問卷回覆，自動依填答 ID 查找名單資料，並更新狀態為「已填答」於 Google Sheets。

以下為完成 Make 串接後，「自動追蹤問卷填答狀態」的結果：