不論是 Full Function HR、HRBP 還是 HR 兼 Admin，都可以在幾個工作流程中導入問卷，以提升工作效率和工作表現！
人資朋友們，你被繁瑣的行政作業淹沒了嗎？（抱一個 🥹）
不論是 Full Function HR、HRBP 還是 HR 兼 Admin，人資不僅需要耗費大量時間精力處理繁瑣的行政作業，還要想盡各種方法來吸引人才、留住人才。作為人資專業，我們應更加重視自身的價值，善用科技來提升效率，讓自己免於被數位轉型的浪潮給淘汰，從重複的作業流程中釋放出來，把時間花在更有價值的工作上！
這就是為什麼「問卷」成為越來越多人資愛用的軟體！今天我們就來聊聊如何在人資的幾個工作流程中導入問卷，以提升工作效率和工作表現！事不宜遲，馬上開始！
內文大綱 - 人資痛點一：永遠的跑不完的招募馬拉松 - 人資痛點二：職員不滿在心口難開，怎麼辦？ - 人資痛點三：離職原因霧煞煞，人才要走攔也攔不住？
首先，之所以會說「問卷」成為越來越多人資選用的工具，是因為根據 SurveyCake 內部統計發現，2020~2022 年間與招募相關的問卷增長了 23%，而問卷回覆數更是暴增了92%！
從數據變化來看，特別是填答數量接近翻倍，公司對於使用問卷作為招募工具的需求正在逐年增加，而同時問卷所蒐集到的履歷量也有明顯提升。
當然～2022 年是市況大好的一年，同時加上疫情影響，很多招募程序都轉為線上，公司在這時趁機推動數位轉型，才讓問卷填答數據大幅增加。
但無論如何，問卷的確能夠幫助人資部門節省大量的時間和資源，獲得寶貴的人才洞察和數據分析，進一步提升招募的準確性和成功率！
接下來我們仔細看看問卷如何解決人資常見工作痛點，成為越來越多人資愛用的軟體！
人資痛點一：永遠的跑不完的招募馬拉松
近年求職平台越來越多，人資需要花費更多的時間去經營，而且每個平台都需要不同的經營策略與操作方法，不同平台的人才質量、特性也有所不同，管理起來實在十分耗時。
而使用問卷的好處是，作為單一投遞窗口，人資就能避免因為平台過多而遺漏或者漏看優秀的求職者！利用問卷後台作為人才資料庫，集中管理人才資訊，也能夠方便未來進行資料查詢、分析，不僅能夠提高人資作業效率，也能夠更好地發掘潛在人才，提升招募的效果！
而且，使用固定的問卷格式的好處在於，可以讓招募流程更為標準化和組織化，讓所有求職者都填寫相同的問卷，讓人資可以更客觀地評估應徵者的能力和背景。同時，固定的問卷格式也可以減少招募過程中可能出現的偏見和歧視，經營一致的雇主品牌，提高招募的公正性和可信度。
- 功能推薦 1：自訂通知
求職者填寫問卷後，如何快速通知人主管是很重要的。SurveyCake 其中一項很受歡迎的功能是自訂電郵通知功能，讓人資和用人主管能夠即時收到應徵者填寫完問卷的通知，提高招募流程的效率，降低平均招募時間。
別忘了在招募的同時，人資其實也在經營雇主品牌，提供良好的招募體驗是很重要的！
數據顯示新一代的 Gen Z, Gen α 其實是不喜歡收到無聲消息的，當他們在找工作時有 69% 的人會避開發「無聲卡」公司！在任何招募階段的通知，都能有效提升他們對雇主品牌的好感！
所以除了通知用人主管外，也要記得通知求職者，讓他們知道你收到職位申請喔！
- 功能推薦 2：追蹤來源
想知道哪個平台的求職者品質最高？於問卷中埋入參數，追蹤招募來源，人資就可以更清楚了解不同來源的應徵者品質和數量，並決定哪些招募平台對公司更有幫助，有效配置招募資源和預算，減少浪費時間在無效的平台上！
設定步驟：
- 新增單選題，把題目設為「隱藏」，並點擊「進階」開啟「別名與預設值」功能
- 設定別名為「source」後即完成前置設定作業，未來即可在不同平台上使用含不同參數的問卷連結
- 舉例：於 A 招募平台上使用「www.surveycake.com/s/XXXXX?aka_source=A平台」的問卷連結、於 B 平台上使用「www.surveycake.com/s/XXXXX?aka_source=B平台」即可分辨每個填答來源！
別人都是怎麼使用 SurveyCake 呢？
專營半導體分離式元件的強茂股份有限公司，目前內部有約 6 成的 SurveyCake 使用量皆來自 HR 部門，可以說是用量最大的部門。在訪談中強茂也提到 SurveyCake 的運用對他們的關鍵人才培育產生非常大的助力，也減輕了 6 到 7 成的人力成本！
『以往強茂只會參加小型的徵才說明會，並採用紙本的方式回收履歷，其中最大的痛點就是學生填寫意願不高，回收成效也不會好。』人資行政部門的 Evelyn 說。
後來在參與大型徵才的第一年，他們採取問卷即履歷的策略，透過簡易的問答題型回收徵才資訊，回去媒合後若有合適，再邀請學生寄送完整履歷。從紙本履歷到線上問卷，導入 SurveyCake 後讓履歷回收量達到往年的 2 倍之高！
人資痛點二：職員不滿在心口難開，怎麼辦？
最近流行「安靜離職」及「躺平」，人資朋友們有在公司裡感受到影響嗎？年輕人才的職場新觀念絕對會對公司文化及整體氣氛造成影響。因此也有越來越多的企業開始使用問卷來進行員工滿意度調查及工作參與度調查，營造健康快樂的工作環境！
利用統計圖表，快速察覺異常，及時改善內部問題，提升員工向心力、降低離職率。統計圖表的好處是讓你清晰看到不同滿意度指標的分佈情況，如圓餅圖可以顯示各項指標的比例，長條圖可以比較不同部門或職位的滿意度差異。透過這些圖表，你可以快速察覺出滿意度較低的項目，到底是工作環境、薪酬福利、晉升機會等哪個方面出問題，迅速針對問題提出改善措施，提升員工的滿意度。
- 功能推薦 3：權限管理（SurveyCake 企業版限定！）
可能會有員工擔心填寫後被秋後算帳，或影響主管對自己觀感而不敢實話實說。這時 SurveyCake 的「權限管理」即可彈性設定群組權限（管理者、編輯者、檢視者），限制能夠查看填答結果的人員至少數幾位管理階層，在維護問卷安全的同時，為員工打造一個安心填答的空間，以便蒐集到最真實的反饋！
人資痛點三：離職原因霧煞煞，人才要走攔也攔不住？
別以為僱用關係結束就真的結束～離職流程中最關鍵之一其實是離職原因和數據分析！善用問卷幫助你洞悉員工的需求和離職原因，盡快補起內部的破洞，降低人才流失率，否則即便再找一個新人進來，也只會重蹈覆徹，在招募跟離職兩個階段無限循環！
- 功能推薦 4：交叉分析
透過 SurveyCake 問卷，你可以將收集到的資料進行交叉分析，觀察不同部門或職位的離職原因差異，看看是否存在明顯的差異或趨勢。例如業務部的離職原因主要是工作壓力，而工程部的主要原因是薪酬福利，那人資在與相關部門負責人進行溝通時就能夠提出更實在的論述，針對性改善人員流失問題。
學習如何使用交叉分析：交叉分析，以交叉圖表呈現兩變數的比較結果
內部問卷調查數位化，輕鬆提升人工作效率！
從招募、上工到離職，SurveyCake 都是人資朋友們的好選擇！各位 HR 可以根據本文的分析中了解問卷能如何協助你釋出更多時間，專注在 HR 最有價值的工作上！
如有任何問題或合作意願，歡迎隨時與我們聯繫！
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