提升工作效率，讓自己成為難以被取代的行政人員
明明都是行政工作項目，為何同事永遠都比你早做完？午餐訂購、器具租借、公司活動報名、資料蒐集⋯⋯各式各樣的繁瑣行政庶務都已經處理不完，更不用說是遇到突發狀況。為了完成這些任務，陷入惡性循環的加班地獄嗎？
善用工具，讓繁瑣的事務變得輕鬆有序，才是解決根本問題的好方法！我們整理了一系列行政必備範本，行政朋友們，只要點選套用馬上就可以使用，再省三分鐘！
（範本內容與圖片都可以根據自身需求，隨意修改）
如何套用範本？
行政人員必備五大常用問卷
- 公司舉辦活動
家庭日、年度運動會、員工旅遊、尾牙春酒⋯辦完一個活動緊接著又是另一個，同時還要調查同仁們對於每個活動的滿意度，調整下一次的活動方向。
手上有多個活動要管理，一定會手忙腳亂的，搞錯出席人數、素材準備不足也是常有的事情。透過活動報名表，你可以快速掌握每個活動的出席人數、每位同仁的特殊需求，活動後的活動滿意度調查也可以讓員工留下匿名評論，獲得真實反饋。
延伸閱讀：
https://blog.surveycake.com/survey-feature-year-end-party-spring-party-7bdacd714ffb
2. 午餐訂購
上班族每日困難任務之一就是煩惱午餐要吃什麼，煩惱自己要吃什麼就已經很難了，還要幫公司的所有同仁訂午餐便當，難上加難🙃
你需要一份午餐訂購單，統計大家的午餐需求，不知道吃什麼也可以利用投票的方式，請大家選出喜歡的餐廳、便當店，讓大家有一個美好的午餐時間～
3. 修繕表單
會議室影印機壞掉了！茶水間咖啡機漏水！辦公室總是有一些機器設備頻頻出包，需要維修。
就讓線上表單擔任設備管家吧！公司同仁可以透過維修申請表自行回報故障的設備，行政人員只需要根據表單上的回報問題聯絡相關人士處理即可。輕鬆掌握修繕需求，及時解決問題，讓大家都能享受順暢的辦公環境。
📄 必備範本：維修申請表
4. 會議室、器材租借
租借人在租借會議室或器材時，沒填好完整資訊，導致會議室設備或是器材缺少時，找不到人負責，只能自掏腰包處理🥲
下次租借前，請同仁填寫租借申請表（把重要資訊都設為必填題，嚴格把關），輕鬆安排會議室、器材，減少器材短缺問題，就算不幸發生短缺，也能在第一時間找到負責人。
5. 資料收集
不管是好的員工回饋或是要求改進的建議都是讓企業前進的動力，行政人員作為員工們與企業之間的橋樑，需要整理每一個聲音，並將這些聲音傳遞給公司。任何資料收集都可以透過線上表單管道，無限制區域、無限制時間，員工隨時想反應都可以。
行政人員的 101 個煩惱
煩惱一：收集來的資料要重新 Key 到 Excel 拉圖表，做簡報好花時間
需要將調查結果呈現給主管、相關部門查看，但還要再重新 Key 資料做圖表，花好多時間？透過 SurveyCake 回收的問卷，在後台會直接幫你統計好，並且有圓餅圖、雷達圖、長條圖可以查看，甚至可以直接下載圖片放在簡報中！
如果只是單純需要分享調查結果，直接公開圖表，分享連結與完整的資訊會是更好的做法。
煩惱二：公司同仁填寫率低，常常需要去提醒
填寫率低有可能是忘記填寫，有可能是不清楚要如何填寫、填寫目的。
忘記填寫的部分，只能加強提醒，如果是看不懂如何填寫導致填答率低落，可以透過問卷前言，或是引言題加強描述，告訴同仁們為何要填寫這份問卷，有什麼需要繳交的資料，請在第幾題上傳，清楚地引導大家該如何提供資訊，都可以讓大家填答的意願變高。
填完後的問卷感謝頁按鈕也可以導到名單 Google Sheet 上，完成的人打勾，這樣就清楚誰還沒填寫。
煩惱三：同事們繳交的紙本資料需要再掃描存成電子檔，好耗時
繳交紙本檔案除了越來越不環保外，保存、查詢紙本檔案也很不符合時間成本。數位轉型是現在的趨勢，或許這些紙本資料也是同事們從印表機中印出來後再繳交給行政人員的（例如還要將電子發票印成實體發票），似乎有種多此一舉的感覺。
透過 SurveyCake 的檔案上傳題，行政人員除了可以收集電子檔的資料外，還可以讓繳交資料的同事們提供詳細的資料資訊後再上傳，加快未來查找時的速度。
用對工具提高效率勝過天天留下來加班，從訂便當到資料蒐集、結果回報都可以透過表單完成，資料電子化後，往後要查詢也不需要再重複翻找泛黃的紙本資料浪費時間，方便許多！（時間就是這樣省出來的😎）
成為一位不容易被取代的行政人員吧！
大部分人認為處理行政工作的人員是可以容易被取代的，但如果學會善用工具來處理繁瑣的問題，提升自身的效率，在更短的時間內處理完更多的事情，你就成為一位不容易被取代的行政人員！
如有任何問題或合作意願，歡迎隨時與我們聯繫！
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